Envie os XMLs para a contabilidade automaticamente, todo mês
Você escolhe a empresa, o formato e o dia. No dia marcado, os XMLs e PDFs das notas saem sozinhos por e-mail para quem você indicar. Sem exportar, sem zipar, sem ninguém precisar pedir.
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Todo mês a mesma conversa
O escritório pede os XMLs. Alguém entra no sistema, filtra o mês, exporta, espera o arquivo, baixa, e manda. Se o pacote for grande, divide em partes. Se esqueceu uma empresa, refaz. E no mês seguinte tudo de novo.
Não é um trabalho difícil. É um trabalho que não deveria existir, e que costuma cair na mesma pessoa, sempre no pior dia do mês.
No Monitor DFe você configura uma vez e o envio passa a acontecer sozinho.
Como funciona
Três passos, uma vez só.
1. Crie o agendamento
Escolha a empresa, o tipo de documento, o formato (XML e/ou PDF, zipados), o dia do mês e os e-mails que vão receber. Um agendamento por empresa, quantos você quiser.
2. O destinatário confirma
Cada endereço recebe um e-mail dizendo quem configurou o envio e o que vai chegar, e confirma com um clique. Uma vez só, no cadastro. Depois disso ele recebe todo mês sem fazer nada.
3. Os arquivos chegam
No dia marcado, o sistema gera e envia. A contabilidade abre um link, vê de qual empresa e de qual período é o pacote, e baixa. Sem conta, sem senha.
O escritório recebe o mês fechado, sem faltar nada
O sistema guarda o que já foi entregue em cada competência. Documento que só ficar disponível depois do envio entra no seguinte, identificado como referente ao mês anterior, e nada sai duplicado.
Na prática, a contabilidade para de perguntar se falta alguma coisa. O pacote diz quantos documentos vieram, de que período e com quais filtros, e o histórico mostra quem abriu e quem baixou.
Você escolhe o dia. Quem fecha no começo do mês costuma marcar o dia 10, que dá folga para tudo do mês anterior estar disponível.
O que vem junto
Mês grande sai dividido
Períodos com muitos documentos são partidos em vários arquivos, todos listados na mesma página. Nada trunca em silêncio.
Você vê quem baixou
A tela mostra, por destinatário e por envio, quem abriu a página e quem baixou os arquivos, com data. Dá para revogar o acesso de um sem mexer nos outros.
E-mail errado aparece na hora
Como cada destinatário confirma no cadastro, um endereço digitado errado é descoberto ali, e não no dia do envio, com a mensagem falhando sem ninguém saber.
Um resumo para você
Um e-mail só, cobrindo todos os seus agendamentos. O que rodou, o que ficou sem documento e o que precisa da sua atenção.
Perguntas frequentes
A contabilidade precisa ter conta no Monitor DFe?
Não. Ela recebe um e-mail com um link e baixa os arquivos por ali, sem cadastro e sem senha. O link é pessoal, gerado para o endereço dela, e vale por dez dias.
Posso enviar XML e PDF ao mesmo tempo?
Sim. Você escolhe XML, PDF ou os dois, e cada formato vai zipado. Também dá para enviar planilha do Excel ou CSV, se o escritório preferir conferir por lá.
Dá para agendar mais de uma empresa?
Sim, e o agendamento é por empresa. Cada uma tem os próprios filtros, o próprio dia e a própria lista de destinatários. Assim cada e-mail carrega um CNPJ só, e um filtro errado não afeta as outras. CNPJs são ilimitados em todos os planos.
E se a SEFAZ liberar uma nota depois do envio?
Ela entra no envio seguinte, separada e identificada como atrasada. A SEFAZ às vezes disponibiliza uma nota dias depois da emissão, e o emitente em contingência tem até sete dias para transmitir o XML. O sistema controla o que já foi enviado em cada período, então nada sai duplicado e nada fica de fora.
O destinatário precisa autorizar?
Sim, uma única vez, no cadastro. Ele recebe um e-mail dizendo quem configurou o envio, o que vai chegar e com que frequência, e confirma ali. Isso mantém o envio dentro da LGPD e mostra na hora se algum endereço foi digitado errado, em vez de o envio falhar em silêncio no dia marcado.
Posso escolher qualquer dia do mês?
Do dia 1 ao 28, ou "último dia do mês". Os dias 29, 30 e 31 ficam de fora de propósito. Eles não existem em todos os meses, e um agendamento marcado neles pularia meses inteiros sem avisar.
E se o mês não tiver documento nenhum?
Nada é enviado para a contabilidade, e o registro fica no seu histórico como período sem movimento. Você recebe um resumo dos seus agendamentos e vê ali o que rodou, o que ficou vazio e o que precisa da sua atenção.
Consigo tirar o acesso de alguém depois de enviar?
Sim. Cada destinatário tem um link próprio, e você pode revogar o dele sem afetar os outros nem refazer o agendamento. A tela também mostra quem abriu a página e quem baixou os arquivos, com data.
Configure uma vez e não volte a pensar nisso.
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